Tijdens ITB Berlin stapte Simone Puorto samen met Ralph van Hooijdonk, oprichter en CEO van VenueSuite, achterin een Trabi XXL. Daar spraken ze over technologie voor meetings en events, de stand van M&E-distributie en waarom de sector zo traag is geweest met het toepassen van revenue management buiten de hotelkamer.
De Trabi XXL is de iconische Oost-Duitse auto in een verlengde limousineversie, die heen en weer rijdt tussen de beurs en het Olympisch Stadion.
MICE was jarenlang een ondergeschoven kindje binnen hotel revenue
Het gesprek begon met een simpele constatering: meetings en events hebben jarenlang een bijrol gespeeld. De focus lag op hotelkamers — daar werd geïnvesteerd in tools en in de verdere ontwikkeling van revenue management. M&E moest het doen met een standaardformulier op de website en de belofte dat er binnen een paar dagen iemand contact zou opnemen.
Ralph bevestigde dat zonder aarzelen. De tijd en moeite die het kost om een meeting of event te boeken en te organiseren, stonden vaak niet in verhouding tot wat het opleverde. Logisch dus dat hotels hun aandacht op andere dingen richtten. Maar dat is aan het veranderen. De opbrengst per vierkante meter valt niet langer te negeren, en ook de verwachtingen van zakelijke boekers (vaak terugkerende klanten met vaste voorkeurslocaties) zijn mee veranderd. Ze willen zelf kunnen boeken, wanneer het hen uitkomt, en wachten doen ze niet meer.
Het RFP-probleem begint al bij de aanvraag
De kern van wat VenueSuite oplost is eigenlijk vrij simpel: als een aanvraag binnenkomt met te weinig informatie, wordt alles wat daarna volgt automatisch reactief. Eindeloos mailverkeer, ontbrekende details, vertraagde voorstellen — en ondertussen is de boeker vaak al verder gegaan naar de volgende locatie op de lijst.
Door boekers een self-service boekingstool te geven die meteen alle relevante informatie vastlegt, zoals ruimte, F&B, AV-wensen en beschikbaarheid, draait VenueSuite het proces om. De boeker doet het grootste deel zelf. Het hotel hoeft vervolgens alleen nog met een paar klikken een voorstel in de eigen huisstijl te versturen. Volgens hun eigen cijfers reageert inmiddels 50 tot 60 procent van de klanten binnen een half uur. Ter vergelijking: in de rest van de markt, waar nog vaak wordt gewerkt met een standaard contactformulier en losse mailtjes, duurt dat vaak dagen.
Vraaggestuurde pricing bereikt M&E
Tijdens ITB Berlin kondigde VenueSuite vraaggestuurde pricing aan voor meetings en events binnen hun directe boekingsomgeving. Het idee is simpel: dezelfde logica die al jaren wordt gebruikt voor hotelkamers, waarbij prijzen worden aangepast op basis van vraag, wordt nu ook toegepast op vergaderruimtes. Op drukke dagen, zoals donderdagen die in M&E vaak al vol zitten, blijven de prijzen gewoon hetzelfde. Voor rustigere dagen worden de tarieven verlaagd om extra vraag te stimuleren.
Dit is een eerste stap richting volledig dynamische pricing voor M&E. Volgens Ralph is dat nog niet iets voor de korte termijn, maar de richting is duidelijk. Vergaderruimtes, F&B-arrangementen en eventcapaciteit zouden uiteindelijk net zo actief gemanaged moeten worden als hotelkamers. De eerste resultaten bij klanten die ermee werken laten zien dat rustigere dagen beter worden geboekt, zonder dat de prijzen op piekdagen onder druk komen te staan.
De rol van de revenue manager verandert
Het gesprek eindigde met de vraag waar revenue management naartoe gaat. Volgens Ralph zullen systemen steeds meer beslissingen overnemen, en verschuift de rol van de revenue manager richting sturing en strategie. Het overrulen van een systeem dat is getraind op grote hoeveelheden data vraagt om expertise en overtuiging.
De dagelijkse uitvoering wordt steeds verder geautomatiseerd. De menselijke rol verschuift daarmee naar het uitzetten van de koers en het ingrijpen op momenten waarop data alleen niet volstaat.
Oorspronkelijk gepubliceerd op Hospitality.net