Meer grip op aanvragen met de booking engine

In veel boekingsprocessen worden beschikbaarheid, prijzen en de invulling van een aanvraag op verschillende momenten bepaald. Dat zorgt voor afstemming en handmatig werk, waardoor er vertraging ontstaat tussen aanvraag en reactie. Juist in die eerste fase wordt het verschil gemaakt: uit VenueSuite-onderzoek blijkt dat locaties die binnen 30 minuten reageren rond de 60% converteren, tegenover nog maar 44% na 24 uur.

Met de VenueSuite Booking Engine komen die stappen automatisch samen in één proces. Boekers stellen zelf een aanvraag samen en zien direct wat beschikbaar is, wat het kost en welke opties er zijn. De aanvraag komt compleet binnen, zodat het team meteen verder kan, zonder dat de boeker onderweg afhaakt.

Aristo Meeting Center

Aristo Meeting Center ontvangt jaarlijks circa 800.000 bezoekers en verwerkt een groot aantal aanvragen voor vergaderingen en bijeenkomsten. Op die schaal merkte de organisatie dat boekers steeds vaker behoefte hebben aan directe duidelijkheid: actuele beschikbaarheid, inzicht in prijzen en de mogelijkheid om zelf aanpassingen te doen.

Behoefte aan real-time informatie

Volgens Aristo verwachten boekers steeds vaker dat ze zelfstandig een boeking kunnen samenstellen, zonder tussenkomst en zonder wachttijd. Dat inzicht was de aanleiding om de booking engine een centrale plek te geven binnen het eigen platform. Boekers zien direct welke ruimtes beschikbaar zijn, tegen welke prijs, en kunnen hun boeking later zelf aanpassen.

Snelle adoptie door boekers

Ongeveer 30% van de bestaande klanten maakte direct gebruik van de bookingtool. Nieuwe klanten gebruiken de tool standaard. Voor Aristo bevestigt dit dat de manier van boeken aansluit bij hoe boekers vandaag de dag willen werken: snel, overzichtelijk en zonder onnodige stappen.

"Als we de booking tool niet hadden geïntroduceerd, dan waren we niet meegegaan met de behoefte van de nieuwe boeker: snelheid, directheid en inzichtelijkheid van de prijs."

Efficiënter proces voor het team

Doordat boekers hun aanvraag zelf samenstellen, komen boekingen rechtstreeks en compleet binnen. Dit vermindert handmatig werk in de verwerking en maakt het proces overzichtelijker voor het team. De geïntegreerde livechat zorgt ervoor dat er tijdens het boeken direct contact mogelijk blijft met de boeker.

Over Aristo Meeting Center

Aristo Meeting Center is een Nederlandse aanbieder van vergader- en eventlocaties, met vestigingen in Amsterdam, Eindhoven en Utrecht. De organisatie faciliteert uiteenlopende zakelijke bijeenkomsten, waaronder vergaderingen, trainingen en conferenties.

De locaties beschikken gezamenlijk over meer dan 120 zalen en werken met vaste arrangementen voor ruimte, catering en techniek.