Boost meeting & event sales met een booking engine

Als venue herken je het vast: dagelijks stromen er aanvragen binnen van meeting- en eventplanners. En die verwachten razendsnel een compleet antwoord, met alle details over beschikbaarheid, prijzen, extra’s, enzoverder.

Een flinke klus. Want je wil iedereen natuurlijk de beste service bieden. Tegelijkertijd moet je ook bepalen welke aanvragen kwalitatieve leads zijn die kunnen uitmonden in een daadwerkelijke boeking – en dus prioriteit verdienen.

Wie je tijd waard is, bepaal je uiteraard zelf. Maar zorgen dat je genoeg tijd hebt om die afweging te maken? Daar heb je technologie voor.

Dit is hoe een booking engine je helpt om de kwaliteit van je leads, conversie en dus omzet te boosten.

Deel de regie, behoud de controle

Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar door boekers zélf keuzes te laten maken in een booking engine, verbeter je juist je service. Geen eindeloze mailwisselingen of telefoontjes meer, maar directe toegang tot wat ze zoeken: prijs en beschikbaarheid op basis van persoonlijke wensen.

Je behoudt de volledige grip op het aanvraagproces en houdt meer tijd over om waardevolle leads op te volgen.

Het startpunt: een klik, geen telefoontje

Zorg dat alle relevante informatie over je venue vanaf de eerste klik beschikbaar is in de booking engine. Denk aan beschikbare ruimtes, F&B, apparatuur en extra’s, inclusief bijbehorende prijzen.

Uit onderzoek blijkt namelijk dat veel cruciale informatie nog niet makkelijk op websites te vinden is. Daardoor blijven boekers met vragen zitten zoals: Kan hun evenement doorgaan op jouw locatie? En past het binnen hun budget?

Niet ideaal — ook niet voor jou. Want zo beland je in een reactieve rol waarin je veel tijd kwijt bent aan losse vragen, herhaling en het verzamelen van informatie. Dat verkleint je kansen op een bevestigde boeking aanzienlijk.

Door een overzichtelijke, self-service boeking te bieden, voorkom je dat. Je maakt het boekingsproces eenvoudig. Ook voor jezelf. Want als het startpunt klopt, kunnen jij en je collega’s – die net als de boeker toegang hebben tot de omgeving – sneller en efficiënter aanvragen behandelen. Het resultaat? Tevreden klanten, een gelukkiger team én een hogere omzet.

Reageer snel, sneller, snelst!

Wist je dat je kans op een bevestigde boeking drastisch daalt als je er langer dan 24 uur over doet om te reageren? Volgens het MICE Benchmarkonderzoek (VenueSuite, 15.000 reserveringen) zakt de conversieratio dan naar onder de 30%. Met andere woorden: you snooze, you lose.

Een booking engine helpt je dit te voorkomen. Doordat de boeker al veel werk zelf doet en zijn wensen duidelijk doorgeeft, kunnen venues sneller reageren — gemiddeld binnen 7 uur. Sommige zelfs binnen één uur. En dat 24/7.

Zo blijf je je concurrentie moeiteloos een stap voor en haal je handel binnen.

Altijd en overal

We werken niet meer standaard van negen tot vijf. En dat geldt ook voor boekers. Of ze nu ’s ochtends vroeg of ’s avonds laat hun event plannen, ze willen altijd toegang tot actuele informatie en de mogelijkheid om direct te boeken.

Onze cloud-based booking engine maakt dat mogelijk. Omdat alles online staat, kunnen boekers jouw aanbod bekijken en reserveren vanaf elke locatie en elk device. En jij? Jij hebt waar je ook bent realtime-inzicht in aanvragen en beschikbaarheid. Zelfs als je niet op locatie bent, kan je dus leads opvolgen, boekingen beheren of aanpassingen doen.

Meer dan een tool

Een positieve boekingservaring draait niet alleen om wát je aanbiedt, maar ook om hóé je het aanbiedt. Bij VenueSuite weten we dat als geen ander. Daarom richten we onze booking engine zo in dat zowel jij als je klant profiteren van een soepele, prettige flow.

Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Plan een gratis demo in. We laten je graag zien hoe het werkt.